近日，全球著名的企業(yè)內(nèi)容管理（ECM）解決方案提供商美國Interwoven公司宣布臺灣國泰世華銀行已經(jīng)采用Interwoven WorkSite MP協(xié)同式文件管理解決方案，用于執(zhí)行更有效率的IT項目管理，及內(nèi)容資產(chǎn)與經(jīng)驗的傳承。

　　一直以來，國泰世華銀行信息總管理處因無統(tǒng)一的系統(tǒng)文件集中管理平臺，使IT工作交接程序較為繁瑣。公司內(nèi)部有許多大大小小的IT項目同時進行，如何管理復雜項目執(zhí)行過程中所產(chǎn)生的文件和Email、有效統(tǒng)籌所有項目的進度，以及保存有價值之項目經(jīng)驗，向來是IT部門亟欲解決的一大挑戰(zhàn)。

　　正因為深刻認識到此IT運營的瓶頸，國泰世華銀行迫切需要建立一個能夠提高項目過程能見度、保存開發(fā)過程中的完整紀錄的平臺，同時也為項目成員提供理想的虛擬工作空間、同步化所有數(shù)據(jù)，因此決定導入Interwoven WorkSite MP協(xié)同式文件管理解決方案。

　　國泰世華銀行需要的是一套能夠同時管理「過程」與「文件」的系統(tǒng)，而Interwoven WorkSite MP以完整的文件管理功能為基礎，提供了單一的數(shù)據(jù)擷取入口；并同時整合了協(xié)同合作的機制，為團隊合作創(chuàng)建了容易使用的平臺環(huán)境，項目負責人能設定團隊成員，并賦予權限，再結合共享行事歷、議題追蹤、討論記錄及文件數(shù)據(jù)夾等核心組件，奠定項目協(xié)作的最佳基礎，加上工作流程管理、商業(yè)流程自動化的能力，因此是最適合國泰世華銀行信息總管理處的項目管理工具。

　　這個導入計劃，讓國泰世華銀行信息總管理處落實了「文件管理」、「協(xié)同合作」的規(guī)劃初衷，也奠定了效率化「工作流程」以及扎根「知識管理」的基礎。Interwoven WorkSite MP能夠以安全及符合成本效益的方式，讓員工們共享及發(fā)布重要的文檔內(nèi)容。也可讓相關人員針對同一份文件去進行互動的協(xié)同作業(yè)，更讓使用者可以去建立項目、并管理細節(jié)內(nèi)容，因此即便是分散各地的團隊，都可以透過項目平臺來進行協(xié)同工作。

　　在導入Interwoven WorkSite MP后，國泰世華銀行大幅度的節(jié)省了企業(yè)運營成本。首先是儲存成本的降低，因為從此之后文件不再散布四處，節(jié)省了儲存空間。其次，提升了管理效率。所有正確的內(nèi)容都被統(tǒng)一儲存在整合的平臺上，避免了項目進行階段常因為文件版本不一而產(chǎn)生溝通及管理上的困擾。同時，WorkSite MP對于項目歷程的完整保存也獲得一致的好評。只要落實對使用者的規(guī)范，項目的追蹤事項、FAQ的匯集等，都能夠詳實地被記錄在系統(tǒng)內(nèi)，協(xié)助高層增加對項目的掌握度，更讓公司能夠從項目中累積寶貴的經(jīng)驗與知識。

　　在Interwoven WorkSite MP提供的諸多功能中，信息總管理處特別推薦「虛擬辦公室」的概念。MailBox收件箱的設計，讓項目經(jīng)理能夠很方便地把項目過程中討論往返信件存留下來，而討論區(qū)、新聞發(fā)布等協(xié)作功能，也對形成團隊認同和凝聚團隊士氣很有幫助。另外，利用Interwoven WorkSite MP能夠預先建立各種項目模版，更能夠幫助項目經(jīng)理快速進入狀況，達到加速項目進度的效果。

　　Interwoven WorkSite MP在國泰世華銀行信息總管理處內(nèi)部全面導入，目前咽撬有IT人員向負責人進行工作報告及制作項目報告的必備工具?，F(xiàn)在這套系統(tǒng)的使用人數(shù)約有二百多人，而同時能夠管理的項目數(shù)量通常在五十至六十個左右，最多時候更接近百個項目。

　　未來，國泰世華銀行信息總管理處將繼續(xù)深化Interwoven WorkSite MP協(xié)同式文件管理解決方案的功能，更希望讓它與員工的工作更緊密地結合在一起，成為驅(qū)動信息總管理處效率與績效的最佳推手！