從文件連續(xù)體理論看電子政務與電子檔案管理的關系

　　電子政務無論從廣義上還是狹義上理解，都離不開對電子文件的管理。而當代文件管理所依據的一個重要理論就是文件連續(xù)體理論。它起源于20世紀80年代，是繼傳統(tǒng)的文件生命周期理論之后，又一被國際檔案界所廣泛接收的文件管理理論。該理論認為：文件演化為檔案的過程是一個連續(xù)的過程，即從文件創(chuàng)建(包括創(chuàng)建之前的文件管理系統(tǒng)的設計)到作為檔案保管和利用是一個一致的、連續(xù)的管理過程。

　　根據文件連續(xù)體理論，文件管理者與檔案工作者可以在文件連續(xù)運動的任何階段對文件進行管理，以達到他們各自的、但又是協調一致的目的。這樣檔案工作者就可以提前至文件連續(xù)體的前端，即文件創(chuàng)建的起始端，對文件進行管理，如檔案工作者在文件管理系統(tǒng)設計時就介入工作，在文件創(chuàng)建時就對文件進行鑒定，在確保文件能夠長期保管的條件下對文件進行保管等等，以保證文件在它們存在的整個過程中得到適當的管理。這種管理其本質就是前端控制管理，對電子檔案管理來說，尤其需要這樣性質的管理。

　　電子檔案是需要前端控制管理的。這是因為電子檔案如采用后端控制的管理，那么從電子文件的整個管理過程來看，只是進行了半程管理。因為在后端控制管理情況下，電子文件是在其移交到檔案部門后才對它們進行管理，這實際上就是沿襲紙張檔案的管理模式，這種管理模式是根據傳統(tǒng)的文件生命周期理論來設計的，但將這種后端管理模式用于電子檔案管理，在實踐中就暴露出了許多問題，其中最大的問題就是無法解決電子檔案的憑證性的問題，因為電子檔案特點之一是載體與信息的可分離性，因此，其信息很容易在載體上被刪改，這樣等到電子文件歸檔之后再去控制管理，那么在這之前的電子檔案在文件階段是否被篡改過，其在文件階段的處理、運作的背景信息是否完整等這樣具有憑證價值的信息就很難確定，很難控制，由此，運用這種后端控制管理模式來管理電子檔案，也就很難使電子檔案具有憑證價值，這也就是為什么傳統(tǒng)的文件生命周期理論要讓位于當代文件連續(xù)體理論的原因之一。

　　而依據當代文件連續(xù)體理論對電子檔案采用前端控制管理，就可從檔案管理的要求出發(fā)，對電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設計與創(chuàng)建之時，即在電子文件起始端就對電子文件進行控制與管理。這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴大到全程管理，即文檔一體化管理。實現這一管理模式后，電子文件從其產生的第一步起至以后文件運行的每一階段都可根據檔案管理的要求去對其進行控制，從而保證了電子文件在歸檔時是能夠符合檔案管理要求的，使電子檔案具有原始性并具有憑證價值。

　　從國際檔案理事會的電子文件管理策略看電子政務與電子檔案管理的關系

　　20世紀90年代，國際檔案理事會電子文件委員會在調研了世界上國家級和省級的100多個檔案館后所制定的《電子文件管理指南》(1997)中提出了四項電子文件管理的基本策略，應該說這四項基本策略是比較全面的，它是把電子文件的管理分為四個階段，即：電子文件設計階段、創(chuàng)建階段、管理階段和利用階段，然后，分別提出管理策略:

　　電子文件設計階段的管理策略：即檔案部門對電子文件的管理應該介入電子文件的整個生命周期，以確保電子文件產生和保管符合可靠性、憑證性和可保管性的原則。

　　這里所說的檔案部門“應該介入”并不是指檔案部門在整個文件生命周期對涉及有關電子文件的所有行為負責，而是指要在整個文件生命周期中推進電子文件的標準化管理和實踐，也就是說，檔案部門的職能要擴展到整個文件生命周期。

　　2．電子文件創(chuàng)建階段的管理策略：檔案部門應該確保電子文件的創(chuàng)建者所創(chuàng)建和保存的電子文件是可靠的、具有憑證價值的和可保管的性能。